Wichtige Kennzahlen für die Wahl des SAP S/4HANA Migrationsansatzes

Standardisierungsgrad

Der Standardisierungsgrad beschreibt wie intensiv die Geschäftsprozesse mit SAP-Standard-Funktionalitäten unterstützt werden.

Was sagt das über die Wahl des Migrationsansatzes aus?

Ein hoher Standardisierungsgrad bedeutet eine sehr standardnahe Nutzung des SAP-Systems. Es werden im Verhältnis zur gesamten Nutzung nur sehr wenig eigenentwickelte Funktionen verwendet.
Ein standardnahes System lässt sich sehr gut über den Brownfield-Ansatz auf SAP S/4HANA migrieren. Es würde sich auch als eine Art ‚Master-System‘ im Rahmen einer Systemkonsolidierung eignen. Auch die Möglichkeit einer Migration in die SAP S/4HANA Cloud (Greenfield-Ansatz!) sollte in Betracht gezogen werden.

Ein niedriger Standardisierungsgrad lässt Rückschlüsse auf eine sehr intensive Nutzung von eigenentwickelten Funktionen zu.
Bei einem Brownfield-Ansatz würden dadurch sehr hohe Kosten für die ‚Renovierung‘ des Systems entstehen. Eine umfangreiche Übernahme der eigenentwickelten Funktionen nach S/4HANA würde auch die spätere Weiterentwicklung massiv bremsen (da diese auf SAP-Standard-Funktionen basieren!).
In diesem Fall wäre es wahrscheinlich sinnvoller, den zu erwartenden Aufwand in die Neugestaltung der Prozesse und in das Neuaufsetzen des SAP-Systems zu investieren, als in die Bereinigung von Altlasten.

Was kann man nun tun, wenn man ein SAP-System mit einem durchschnittlichen Standardisierungsgrad hat, aber langfristig in Richtung Brownfield-Ansatz gehen möchte?

Die Antwort ist denkbar einfach, aber natürlich nicht einfach umsetzbar: den Standardisierungsgrad durch den Einsatz weiterer SAP-Standard-Funktionen bzw. durch die Re-Standardisierung von eigenentwickelten Funktionen erhöhen!

Als Argumentationshilfe kann hier der Branchenvergleich einen wertvollen Beitrag leisten!

Ein niedrigerer Standardisierungsgrad im Vergleich zur Branche bedeutet, dass es Unternehmen in der gleichen Branche gibt, die die SAP-Standard-Prozesse intensiver nutzen als das eigene Unternehmen.
Wenn man davon ausgeht, dass es in jedem Unternehmen in der gleichen Branchen ähnliche Geschäftsprozesse gibt (wie Order-to-Cash, Idea-to-Product, Purchase-to-Pay etc.), dann muss dies ja bedeuten, dass das eigene Unternehmen Teile dieser Prozesse entweder als Eigenentwicklung in SAP oder über eine andere Software-Lösung oder außerhalb einer Softwarelösung, d.h. manuell, abwickelt. Und genau an diesem Punkt kann man ansetzen, wenn man den Standardisierungsgrad erhöhen möchte.

Mit dem KPI-Analyzer können Sie diese Kennzahl – und viele weitere Kennzahlen – innerhalb eines Tages ermitteln. Auch wenn Sie beim Lesen dieser Zeile der Meinung sind, dass Sie wahrscheinlich einen schlechten Standardisierungsgrad haben – bitte nicht von der reinen Anzahl der eigenentwickelten Funktionen täuschen lassen! Es geht bei der Bestimmung des Standardisierungsgrads um die tatsächliche Nutzung der eigenentwickelten Funktionen und da werden Sie wahrscheinlich besser abschneiden, als Sie vorher gedacht haben.

Eigenentwicklungen

Mit 3 Kennzahlen aus dem KPI-Analyzer von West Trax lassen sich zum Thema ‚Eigenentwicklungen‘ (Z-/Y-Transaktionen und -Reports) wertvolle Hinweise auf die Wahl des SAP S/4HANA Migrationsansatzes ableiten:

  • Die Kennzahl "Anteil Eigenentwicklungen" beschäftigt sich generell mit allen genutzten und ungenutzten Eigenentwicklungen in einem SAP-System.
  • Über die Kennzahl "ungenutzte Eigenentwicklungen" lässt sich sehr einfach der Ballast in einem SAP-System ermitteln.
  • Die Kennzahl "Nutzungshäufigkeit Eigenentwicklungen" sagt aus, wie häufig und intensiv Eigenentwicklungen genutzt werden.

Eigenentwicklungen in einem SAP-System machen Sinn, wenn sie einen wirtschaftlichen Vorteil gegenüber den SAP-Standardabwicklungen darstellen. Jedoch erhöhen Eigenentwicklungen die Kosten im operativen Betrieb, erfordern spezifisches Wissen und bremsen die Weiterentwicklung. Vor allem ungenutzte Eigenentwicklungen stellen einen Ballast in einem SAP-System dar, der regelmäßig bereinigt werden sollte.

Was sagt das über die Wahl des Migrationsansatzes aus?

Ein hoher Anteil an Eigenentwicklungen deutet auf ein SAP-System mit umfangreicher und langer Systemhistorie hin. Es wurden im Verhältnis zur Nutzung der SAP Standardtransaktionen eine Vielzahl von Eigenentwicklungen erstellt.

Werden viele dieser Eigenentwicklungen jetzt auch noch sehr häufig und sehr intensiv genutzt, kann man davon ausgehen, dass es in diesem System zahlreiche Abweichungen von den SAP-Standardprozessen gibt. In diesem Fall würde es Sinn machen, den Greenfield-Ansatz in Betracht zu ziehen. Damit hätte man die Chance, die meisten Eigenentwicklungen zurückzulassen und mit neuen, standardisierten und harmonisierten Prozessen zu starten, anstatt den Aufwand in die Renovierung des bestehenden Systems zu investieren.

Bei einem durchschnittlichen Anteil an Eigenentwicklungen kommt es sehr stark auf die Komplexität der Eigenentwicklungen an und darauf, wie intensiv dadurch die SAP-Standardprozesse durchdrungen bzw. verändert wurden.

Wenn das System wenig hochkomplexe Eigenentwicklungen enthält, besteht natürlich die Möglichkeit, das SAP-System über den Brownfield-Ansatz auf SAP S/4HANA zu migrieren. Man muss sich dabei jedoch bewusst sein, dass das grundlegende Problem der komplexen Eigenentwicklungen dadurch nicht gelöst, sondern nur vertagt bzw. verschleppt wurde.

In Einzelfällen können hochkomplexe Eigenentwicklungen auch dazu führen, dass diese nur mit sehr hohem Aufwand SAP S/4HANA Ready gemacht werden können. Hier sollte auf alle Fälle über ein Re-Design bzw. eine Re-Standardisierung der Prozesse nachgedacht werden. Dabei wäre auch wieder ein Greenfield-Ansatz in Betracht zu ziehen.

Bei einem niedrigen Anteil an Eigenentwicklungen eignet sich das System für den Brownfield-Ansatz. Damit sollte es möglich sein, das System schnell und kosteneffizient auf SAP S/4HANA zu heben. Nach einer erfolgreichen Migration könnte dieses System dann auch als Master / Template für andere SAP-Systeme verwendet werden. Bei einem sehr niedrigen Wert könnte man auch über eine SAP S/4HANA Cloud Option nachdenken.

S/4HANA Auswirkungen

Die Kennzahl der "S/4HANA Auswirkungen" beschreibt, wie viele der im laufenden SAP ERP unterstützten Prozesse und Abläufe von einem Wechsel auf das neue SAP S/4HANA System betroffen sind und angepasst bzw. verändert werden müssen. Dabei wird die tatsächliche Nutzung von SAP Standardtransaktionen und -reports mit der aktuellen SAP Simplification List abgeglichen.

Neben den Prozentsätzen zeigt der KPI-Analyzer auch noch die absoluten Zahlen an erforderlichen Änderungen, inklusive der betroffenen Standorte (Buchungskreise) und SAP-Nutzer. So erkennt man auf einen Blick, wer alles von den Veränderungen betroffen ist und in das Migrationsprojekt einbezogen werden sollte.

Was sagt das nun über die Wahl des Migrationsansatzes aus?

Ein hoher Anteil an erforderlichen Änderungen ist erst einmal nur ein Indikator dafür, dass man mit einem größeren Analyse- und Umstellungsaufwand rechnen muss, wenn man plant, das SAP-System im Rahmen einer System Conversion (Brownfield) auf SAP S/4HANA zu heben.

Um eine Aussage über die Wahl des Migrationsansatzes treffen zu können, macht es Sinn, sich weitere Kennzahlen anzuschauen.

Bei einem hohen Standardisierungsgrad ist es naheliegend, dass auch die Anzahl der S/4HANA Auswirkungen höher sein wird als bei einer geringen Nutzung der SAP Standardtransaktionen und -reports.

Wenn jedoch zu dem hohen Anteil an S/4HANA Auswirkungen auch noch ein niedriger Standarisierungsgrad und ein hoher Anteil von häufig genutzten Eigenentwicklungen dazu kommt, sollte man sich Gedanken darüber machen, ob man den Aufwand für eine technische Migration wirklich investieren möchte. In diesem Fall wäre man besser beraten, einen Greenfield-Ansatz zu wählen und den Aufwand in die Neugestaltung der Prozesse und in die Datenmigration zu stecken.

Bei einem niedrigen Anteil an S/4HANA Auswirkungen, einem hohen Standardisierungsgrad und einem geringen Anteil an häufig genutzten Eigenentwicklungen sollte eine System Conversion mit einem überschaubaren Aufwand in einer vertretbaren Projektlaufzeit möglich sein.

Neben der reinen Anzahl an erforderlichen Veränderungen ist es auch wichtig, die Komplexität der Veränderungen und die Planungssicherheit für bestimmte Funktionen zu berücksichtigen. Einen ersten Überblick bekommt man durch die verschiedenen Kategorien der Veränderungen.

Wenn man im KPI-Analyzer noch eine Ebene tiefer geht, bekommt man die Aufteilung der Änderungen nach den verschiedenen Kategorien an Simplification Items (siehe Grafik).

Ein besonderes Augenmerk sollte man dabei auf die Kategorie "Non-strategic Function" legen. Diese SAP ERP Funktionalitäten werden von SAP nicht mehr weiterentwickelt. Sie stehen zwar unter SAP S/4HANA erst einmal weiterhin zur Verfügung, jedoch läuft das Nutzungsrecht dieser Funktionen zum 31.12.2025 aus (siehe auch FAQ Compatibility Packs bzw. SAP Note 2269324). Daher macht es Sinn, diese Veränderungen frühzeitig in seine Planung miteinzubeziehen.

Würden Sie auch gerne wissen, welchen Standardisierungsgrad Ihr SAP-System hat oder welche Werte Sie für Eigenentwicklungen in Ihrem SAP-System haben oder welchen Anteil an S/4HANA Auswirkungen Sie in Ihrem SAP-System haben?

Mit dem West Trax KPI-Analyzer können Sie diese Kennzahlen – und viele weitere – innerhalb eines Tages ermitteln.

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